FAQ zum Ombudsmann
- Welche Aufgaben hat der Ombudsmann?
Beschäftigte haben das Recht, auf Umstände hinzuweisen, die auf eine Verletzung von Gesetzen oder internen Regeln schließen lassen. Der externe Vertrauensanwalt als Ombudsstelle nimmt diese Hinweise entgegen. Er bietet einen rechtlich geschützten und vertraulichen Bereich außerhalb des Unternehmens an. Er klärt den Hinweisgeber über seine Rechte und das weitere Vorgehen auf. Nur mit dem Einverständnis der Hinweisgeberin / des Hinweisgebers leitet die Ombudsstelle den Hinweis an seinen Ansprechpartner im Unternehmen weiter. Dabei wird der Hinweisgeber nicht genannt. Die Ombudsstelle kann als Vertrauensperson in den Vorgang einbezogen werden. Sie steht dem Hinweisgeber jederzeit als Ansprechpartner zur Verfügung.
- Wer kann sich an die Ombudsstelle wenden?
Unter anderem können sich Beschäftigte, Lieferanten, Vertriebspartner und Kunden an die Ombudsstelle wenden.
- Welche Hinweise nimmt die Ombudsstelle entgegen?
Die Ombudsstelle nimmt Hinweise auf Gesetzesverletzungen und interne Verstöße entgegen. Ziel ist vor allem die Aufklärung und Verhinderung von Wirtschaftsstraftaten, Bilanzdelikten und Vermögensschädigungen. Aber auch Verstöße gegen interne Richtlinien oder Verletzungen der menschenrechtlichen Sorgfaltspflichten können berichtet werden.
- Kann ich sicher sein, dass die Ombudsstelle nur soweit Informationen weitergibt, wie ich es ihm erlaube?
Ja. Allein der Hinweisgeber entscheidet darüber, welche Informationen er an die Ombudsstelle gibt und welche Informationen die Ombudsstelle im zweiten Schritt an das Unternehmen weitergeben soll. Nur bei missbräuchlicher Verwendung, d.h. bei vorsätzlich falschen Hinweisen, ist die Ombudsstelle befugt, auch gegen den Willen des Hinweisgebers Informationen weiterzugeben. Darüber klärt die Ombudsstelle beim ersten Kontakt auf.
- Kostet es mich etwas, wenn ich die Ombudsstelle in Anspruch nehme?
Nein, die Ombudsstelle kann von jedem kostenfrei in Anspruch genommen werden.
- Kann ich mich auch anonym an die Ombudsstelle wenden?
Ja, Hinweisgeber können sich auch anonym an die Ombudsstelle wenden. Das gilt schon bei der ersten Kontaktaufnahme mit der Ombudsstelle. Soweit gewünscht, wahrt die Ombudsstelle anschließend gegenüber dem Unternehmen die Anonymität des Hinweisgebers.
- Was passiert mit meinem Hinweis?
Dem Hinweis wird unter Beachtung von Gesetz und den internen Regeln sowie unter Berücksichtigung der Belange aller Beteiligten nachgegangen. Dazu leitet die Ombudsstelle den Hinweis nach vorheriger Prüfung an seinen Ansprechpartner im Unternehmen weiter.
- Darf ich die Ombudsstelle zum Stand des Verfahrens kontaktieren?
Der Hinweisgeber kann sich jederzeit bei der Ombudsstelle über den Sachstand informieren. Spätestens nach Abschluss des Vorgangs wird der Hinweisgeber durch die Ombudsstelle im Rahmen des rechtlich Zulässigen über das Ergebnis unterrichtet.
- Wird die Ombudsstelle „mein Anwalt“, wenn ich Kontakt mit ihm aufnehme?
Nein, die Ombudsstelle darf einen Hinweisgeber nicht in einem behördlichen oder gerichtlichen Verfahren vertreten. Deshalb kann und darf die Ombudsstelle auch keine Schritte einleiten, um die individuellen Rechte oder Ansprüche des Hinweisgebers gerichtlich durchzusetzen.
- Ist die Ombudsstelle tatsächlich unabhängig?
Ja. Die Ombudsstelle ist ein selbständiger und unabhängiger Rechtsanwalt, der keinen Anweisungen durch das Unternehmen hinsichtlich der inhaltlichen Sachbehandlung unterliegt. Die Ombudsstelle entscheidet nach eigener pflichtgemäßer Prüfung, ob und inwieweit sie einen Sachverhalt an das Unternehmen weitergeben darf.
- Wie erfolgt die erste Kontaktaufnahme?
Die erste Kontaktaufnahme kann über die Plattform (Kontaktlink), in einem Telefonat, per Email, per SMS, per Post oder in einem persönlichen Gespräch erfolgen.
- Kann ich mich auch weiterhin an die bisher zuständigen Stellen im Unternehmen wenden?
Ja. Jedem Mitarbeiter stehen weiterhin seine Führungskraft, der Betriebsrat und alle bekannten Anlaufstellen als erster Ansprechpartner zur Verfügung.
- Bin ich als Hinweisgeber geschützt?
Ja. Der Hinweisgeber ist geschützt. Jede gegen den Hinweisgeber gerichtete Vergeltungshandlung wird nicht toleriert.
- Wie wird einem Missbrauch der Einrichtung (Denunziantentum) vorgebeugt?
Trotz immer wieder geäußerter Skepsis sind Fälle des Denunziantentums bei der Einrichtung einer Ombudsstelle sehr selten. Dennoch klärt der Vertrauensanwalt den Hinweisgeber zu Beginn des Gesprächs darüber auf, dass ein Missbrauch des Hinweismanagements nicht toleriert wird und er bei einem vorsätzlichen, also wissentlichen, Missbrauch verpflichtet ist, die Personalien des Hinweisgebers an das Unternehmen weiterzugeben. In jedem Fall drohen Mitarbeitern bei vorsätzlichem Missbrauch des Hinweismanagements disziplinarrechtliche Konsequenzen.
- Wie werden Datenschutz und Datensicherheit eingehalten?
Die Ombudsstelle stellt die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und der datenschutzrechtlichen Bestimmungen sicher. Die erhobenen personenbezogenen Daten beschränken sich auf Angaben zur Identität des Hinweisgebers und der betroffenen Person(en).
- Wird mir sofort gekündigt, wenn ich von einem Hinweis betroffen bin?
Nein. Es gilt die Unschuldsvermutung. Jedem Hinweis wird unter Beachtung von Gesetz und den internen Regeln sowie unter Berücksichtigung der Belange aller Beteiligten nachgegangen. Erst nach Abschluss der Untersuchung wird über mögliche Maßnahmen entschieden.
- Was passiert, wenn ich einen Hinweis gebe, dieser sich abschließend aber als falsch herausstellt?
Soweit der Hinweis in guter Absicht, d.h. nicht vorsätzlich falsch, gegeben wurde, muss der Hinweisgeber keinerlei Konsequenzen befürchten.
- Muss ich mich an die Ombudsstelle wenden, wenn ich eine Gesetzesverletzung vermute?
Nein, die Inanspruchnahme der Ombudsstelle ist freiwillig. Sie ist als zusätzliche Anlaufstelle eingerichtet worden.
- Kann ich die Ombudsstelle auch persönlich aufsuchen?
Ja. Es besteht jederzeit die Möglichkeit, den Vertrauensanwalt nach Terminabsprache persönlich aufzusuchen und ein vertrauliches Gespräch zu führen.
- Darf ich die Ombudsstelle während der Arbeitszeit kontaktieren oder sogar aufsuchen?
Ja.
- Werde ich benachrichtigt, wenn mein Hinweis abgearbeitet worden ist?
Ja. Spätestens nach Abschluss des Vorgangs wird der Hinweisgeber durch die Ombudsstelle oder das Unternehmen im Rahmen des rechtlich Zulässigen über das Ergebnis unterrichtet.
- Muss die Ombudsstelle meine Identität preisgeben, wenn sie in einem Straf- oder Zivilverfahren als Zeuge vernommen wird?
Nein. Sollte die Ombudsstelle in einem Straf-, Zivil- oder sonstigen Verfahren als Zeuge vernommen werden, wird sie den Namen und die Identität des ratsuchenden Hinweisgebers nur dann offenbaren, wenn ihm dies sowohl vom Unternehmen als auch von dem Hinweisgeber ausdrücklich gestattet worden ist.
- Kann ich mich an die Ombudsstelle wenden und erst am Ende des Gesprächs entscheiden, ob der Sachverhalt an das Unternehmen weitergegeben werden?
Ja. Die Ombudsstelle kann zunächst völlig vertraulich kontaktiert werden. Sie klärt den Hinweisgeber über seine Rechte zu Beginn des Gespräches auf. Erst am Ende des Gespräches entscheidet der Hinweisgeber dann, ob und in welcher Form die Informationen an das Unternehmen weitergegeben werden sollen.
- Welche Ansprechpartner hat der Ombudsmann im Unternehmen?
Der Ombudsmann gibt den Sachverhalt an seine Ansprechpartner im Unternehmen weiter, ohne dabei den Hinweisgeber zu nennen. Das Ansprechpartnerteam besteht aus leitenden Mitarbeitern der Bereiche Recht, Personal, Konzernsicherheit und Revision.
- Soll ich mich auch an die Ombudsstelle wenden, wenn ich mich selbst strafbar gemacht haben könnte?
Die Ombudsstelle kann auch dann kontaktiert werden, wenn sich der Hinweisgeber selbst strafbar gemacht haben sollte. Zum einen kann die Ombudsstelle den Hinweisgeber über seine Rechte aufklären, zum anderen wird eine Selbstanzeige im Rahmen des bestehenden Arbeitsverhältnisses positiv bewertet und kann in einem möglichen späteren Gerichtsverfahren strafmildernd wirken.
- Ist die Ombudsstelle verpflichtet, den Hinweis auf eine Straftat unmittelbar an die Staatsanwaltschaft weiterzugeben?
Nein. Nur in eng umgrenzten Ausnahmefällen bei wirklich schwerwiegenden Straftaten besteht für jeden die Pflicht, den Hinweis auf eine Straftat an eine Staatsanwaltschaft weiterzugeben
- Wie wird ein Hinweis bearbeitet, von dem der Ansprechpartner im Unternehmen selbst betroffen ist?
In diesem Fall kann sich die Ombudsstelle unmittelbar an die Geschäftsleitung des Unternehmens wenden.
- Wie lange dauert es, bis ein Ergebnis vorliegt?
Das kann nicht allgemeingültig beantwortet werden. Es gibt Hinweise, die innerhalb von wenigen Stunden abschließend bearbeitet werden können. Bei umfangreichen Untersuchungen kann die Bearbeitung mehrere Wochen dauern.
